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¡Bienvenida la automatización! Crea listas y flujos de trabajo

Es momento de optimizar el tiempo, recursos y flujo de trabajo 
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Dicen que la automatización será el fin del trabajo de muchas personas, pero la realidad es que en una empresa, este proceso tecnológico debe llevar a que las tareas rutinarias las haga una máquina, para que los colaboradores (cada día más especializados) se centren en ser creativos, innovadoras y puedan dar el valor agregado que una máquina nunca podrá ofrecer.

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¿Necesitas una personas que esté ocho horas haciendo monitoreo de medios? ¿Cada lead que entra a través de tu landing page debe ser contestado por un humano que envía el mismo correo genérico? ¿Tienes un trabajador dedicado a enviar cada día correos con promociones y felicitaciones a las personas de tu base de datos que cumplen años? ¿Es necesario un colaborador que esté exclusivamente enfocado en detectar que alguien es la tercera vez que pregunta por un producto y ahora si parece dispuesto a comprar?


Si responde sí a todas o a la mayoría de estas preguntas, déjanos decirte una cosa que tienes la posibilidad de utilizar de mejor manera tus recursos en tareas que podrían estar automatizadas y que le brindarían a tus colaboradores más tiempo para realizar cosas importantes.

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Ordenar la casa para no tropezar


Antes de empezar a optimizar tu tiempo, recursos y flujo de trabajo deberás reflexionar y ordenar la casa. Lo primero será elaborar una lista de tareas con todas las cosas que necesitas hacer en tu empresa cada día.


Luego analiza cuánto tiempo pierde cada uno de tus colaboradores en hacer cada tarea y cuáles son los pasos de ese proceso desde que empieza hasta que finaliza. Finalmente piensa, ¿cuántas de esas cosas las podría automatizar para ganar tiempo y eficiencia?


Este análisis inicial te servirá para identificar todas las cosas que realmente son repetitivas y podrías hacer de manera automatizada. Además, detectarás pasos que realmente hacen lento el proceso y no son necesarios. En definitiva, empezarás a darte cuenta de errores que puedes implementar para ser más productivo.

 

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Un buen punto de partida para dar el siguiente paso, es hacerte iniciar a utilizar un software que guardará en la nube  toda la información relativa a tus clientes. Esa base de datos será el inicio de tu camino a la eficiencia (un robot es más eficiente que los humanos cuando de tareas repetitivas y monótonas se trata).


Por ejemplo, podrás definir que se envíe un correo al cliente de manera automática cuando complete un formulario o visite tu página preguntando por algún producto y su precio.


Si das capacitaciones gratuitas, podrás mandar mensajes automáticos de recordatorio de un taller que se celebrará pronto, de una promoción que durará solo 24 horas o invitar a tus clientes a un evento. Lo bueno es que tendrás bien segmentado a tu público, por lo que la información llegará a la parte de la base de datos que realmente esté interesada en cada cosa.

 

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Todo lo contado hasta ahora será de gran beneficio para tu empresa, ya que acortará tu ciclo de respuesta al cliente, identificará mejor las características, intereses y fase del proceso de compra en la que se encuentra. Te permitirá estandarizar procesos para hacerlos medibles y rastreables.

Pero lo más importante, ahorrará recursos y tiempo para que cada colaborador desarrolle tareas relevantes, sin perder fuerzas en cosas que se pueden hacer solas con una simple programación.

 

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