Manejar equipos (y sus procesos) de ventas, almacenar documentos importantes, organizar apropiadamente la información de tus clientes, coordinar eficientemente los esfuerzos y la comunicación interna y externa de tu empresa y dejar en el olvido prácticas anticuadas que tus colaboradores continúan ejerciendo.
Esta es una pequeña lista de síntomas, que te indican que necesitas contratar un CRM para tu empresa.
Así como todos al principio, es difícil. Sin embargo, la valentía y la apuesta por mejorar siempre valen la pena.
Créenos; manejar tus operaciones en incontables archivos de excel, no registrar las comunicaciones (llamadas y mails) que intercambian tus representantes de servicio al cliente o tus vendedores con los clientes, son prácticas que, en la modernidad, tienen un solo calificativo: obsoletas.
Hemos elaborado una lista corta de 6 ventajas de contar con un CRM, para ahondar un poco más en nuestra explicación:
Unificar los esfuerzos de todos los equipos de tu empresa. Se escucha bien, ¿no?
Todos los colaboradores de tu empresa tienen un objetivo en común, que cumplir o perseguir. Contar con múltiples y distintos lugares de trabajo, programas o plataformas, puede ser contraproducente y muy probablemente termine por desordenar a tus equipos.
¿No sería mejor ocupar todos en un mismo lugar? ¿Hablar el mismo lenguaje, aunque sean equipos diferentes? ¿No sería mejor para todos contar con una central?
Un lugar que unifique los esfuerzos de los equipos de marketing con los de ventas, o que interrelacione al personal de servicio al cliente con el de soporte técnico.
Sí, se sigue escuchando bien.
Piensa en el cliente más demandante que tiene tu empresa.
¿Cuántos correos electrónicos crees haber intercambiado el mes pasado, con la gente de esa empresa? ¿Cuántas llamadas? ¿Llevas un récord con el día y hora? ¿Qué hay de las transacciones? ¿Las órdenes de compra? ¿Las facturas?, y así podemos continuar por un largo rato.
El CRM, como dijimos en el punto anterior, es una central de los esfuerzos de todos tus equipos, pero también, será una central de todas las comunicaciones (llamadas, correos, notas, documentos) internas y externas, un perfil exclusivo por cada cliente con bitácora de información e interacciones en tiempo real y si es compatible, será una línea de tiempo de todas las transacciones de cada cliente.
Lo anterior, no significa que debas deshacerte de las plataformas que sean muy útiles y rentables para tu empresa. Los CRM, por lo general, tienen API’s para desarrolladores y suelen ser compatibles con otras aplicaciones “partners”, que extienden la capacidad de la plataforma que elijas.
Olvídate de los archivos rebosantes de papel.
Los CRM como todo software, hoy en día, debe actualizarse constantemente y apegarse a las necesidades y exigencias de sus usuarios y el mercado en general.
Los archivos que no dan para más, el registro manual de actividades, el manejo indiferente de bases de datos, los trámites extensos y que quizás consumen el valioso tiempo de tus clientes, son todas variables que tienen mucha probabilidad de fracasar en la modernidad.
La tecnología, si sabe utilizarse, facilita la vida laboral de todos. La de tus socios, la de tus colaboradores y la de tus clientes.
Los CRM podrán facilitar todas las operaciones anteriormente mencionadas, con diversas herramientas, pero principalmente bajo uno de los activos más importantes que ofrecen estos softwares: la automatización.
Desde notificar entregas de pedidos vía SMS o crear conjuntos (en tiempo real) de suscriptores de alguno de tus servicios, hasta enviarle un mail felicitando a tus clientes en el día de su cumpleaños. La automatización hace eficiente, cualquier proceso que no lo fuera.
Si te pones a pensar desde ya, encontrarás muchos procesos en todos los equipos de tu empresa que necesitan ser automatizados.
Seguramente, el equipo de ventas te agradecerá si el flujo diario de clientes potenciales deja de ser asignado manualmente y según la discreción de alguna persona de turno, y pasa a ser una rotación equitativa que siga un criterio formulado por todos los involucrados.
También, el equipo de marketing estará muy contento, si todos los días a las 7am, le llega a su bandeja de entrada, un reporte de resultados de todas las campañas activas. Incluso tú, que seguramente te interesa saber cómo están siendo tratados cada uno de los clientes, podrás estar tranquilo sabiendo que, luego de cada transacción, se envía automáticamente al cliente una evaluación de servicio, de parte de la persona que le atendió.
Sin duda, la automatización es uno de los activos más importantes del CRM, pero también, seguramente será uno de los tuyos.
Si te terminas inclinando por adquirir el CRM para tu empresa, te dejamos un consejo de oro para reducir la lista al momento de la selección: quédate con los que ofrezcan mejores herramientas de monitoreo y análisis de datos.
No esperes a las reuniones semanales para enterarte cómo van avanzando tus equipos, ve al CRM.
Cuántas llamadas realizó o cuántas cotizaciones envió el equipo de ventas, o cuántas conversaciones nuevas generó la campaña más reciente de marketing, son datos que quizás no necesitan esperar a una reunión, sino que es conveniente conocerlos en el día a día, todo al alcance de unos cuantos clics.
Y para lo anterior, los servidores de CRM han desarrollado un sinfín de herramientas de analítica; paneles interactivos, informes personalizados con proyecciones, gráficas innovadoras, etc.
Interpretar para luego actuar en el momento indicado, es lo que tu empresa está buscando.
Para finalizar, déjanos darte otro consejo de oro. Al seleccionar un CRM, es importante que el software que elijas pueda personalizarse según las necesidades de tu empresa. El CRM, a fin de cuentas, debe ser un espacio propio de los equipos bajo tu mando. Tú, mejor que nadie, comprenderás lo cambiantes que son los procesos, las estrategias y hasta las propias herramientas que tus colaboradores utilizan.
Un CRM personalizable en todas sus divisiones.
Tu empresa está manejando al CRM, y no al revés.
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